Phonemos Administratoren Schulung

Zielgruppe

Diese Schulung richtet sich an Systemadministratoren, Wissensmanager, Projektleiter und Power User, die für die Einrichtung, Strukturierung und Verwaltung von Phonemos in ihrer Organisation verantwortlich sind.

Grundkenntnisse in IT-Systemen und digitalem Wissensmanagement sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.

Kurzziele

• Verständnis der Architektur, Funktionsweise und Verwaltung von Phonemos.
• Fähigkeit, Benutzer, Rollen, Rechte und Arbeitsbereiche zu verwalten.
• Kenntnisse über Strukturierung von Inhalten mit Metadaten, Mehrsprachigkeit und Megamenüs.
• Anwendung von Workflows, Automatisierungen und Publikationsprozessen.
• Sicherer Umgang mit Hosting-Optionen, Sicherheit, Backups und Governance-Regeln.
• Nutzung von Phonemos-Tools für nachhaltiges Wissensmanagement und Skalierung.

Modul 1: Einführung und Systemüberblick

• Überblick über Phonemos als Wissensmanagement-Plattform:
  Strukturierte Ablage von Wissen, Dokumenten und Prozessen – Swiss Made & Hosted.
• Architekturprinzipien:
• Modularer Aufbau – von kleinen Teams bis zu Enterprise-Organisationen.
• Wahl zwischen Cloud- und On-Premise-Betrieb.
• Fokus auf Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Automatisierung.
• Zentrale Module:
  Inhalte (Seiten / Dateien), Metadaten, Megamenu, Workflows, KI-Suche, Mehrsprachigkeit.
• Vorteile: klare Strukturen statt Chaos, sichere Datenspeicherung, hohe Produktivität.

Modul 2: Benutzer-, Rollen- und Rechteverwaltung

• Benutzerverwaltung:
  Anlegen, Bearbeiten und Entfernen von internen und externen Nutzern.
• Rollenmodelle:
  Aufbau hierarchischer Berechtigungsstrukturen – z. B. Redakteur, Reviewer, Gast.
• Feingranulares Berechtigungssystem:
  Zugriffsrechte auf Seiten, Dateien oder ganze Arbeitsbereiche definieren.
• Externe Zusammenarbeit:
  Bereitstellung von Zugriffen für Partner / Kunden mit klarer Trennung.
• Best Practices:
• Gruppen- statt Einzelrechte verwenden.
• Rollen regelmäßig prüfen und anpassen.

Modul 3: Strukturierung und Inhaltsorganisation

• Arbeitsbereiche aufbauen:
  Sinnvolle Segmentierung nach Teams, Projekten oder Themen.
• Megamenu-Verwaltung:
  Überblick und Navigation über große Inhaltsmengen – ähnlich einem Inhaltsverzeichnis.
• Dateien und Wiki-Seiten gleichwertig:
  Beides lässt sich im gleichen Baum darstellen und strukturieren.
• Metadaten nutzen:
  Aufbau von Filtern, automatischen Tabellen und Reports auf Basis von Metadaten.
• Mehrsprachigkeit verwalten:
  Automatische Übersetzungen mit manueller Nachbearbeitung kombinieren.

Modul 4: Workflows, Automatisierungen und Publikation

• Workflow-Management:
  Erstellung von Freigabe- und Review-Prozessen über integrierte Workflow-Engine.
• Automatisierungen:
  Nutzung von Triggern (z. B. Statusänderung / Datum) zur Steuerung von Aktionen.
• Templates & Standardprozesse:
  Wiederverwendbare Strukturen für Dokumentationen und Prüfabläufe.
• Publikationsmanagement:
  Erstellung externer Sites mit individuellem Branding und kontrolliertem Zugriff.
• Integration von QR-Codes:
  Direkter Zugriff auf Inhalte oder Formulare über QR-Code-Links.

Modul 5: Sicherheit, Backup und Systempflege

• Hosting-Modelle:
• Cloud-Betrieb: sicher gehostet in der Schweiz.
• On-Premise: volle Kontrolle über eigene Infrastruktur.
• Datensicherheit:
  TLS-Verschlüsselung, DSGVO-Konformität, revisionssichere Speicherung.
• Backup-Strategien:
  Regelmäßige Sicherungen, Exportoptionen und Wiederherstellungsroutinen.
• Migration bestehender Daten:
  Import vorhandener Wikis / Dokumentationen mit dem kostenlosen Migrationstool.
• Systemüberwachung:
  Speicher- und Performance-Monitoring, Nutzer-Audits, Versionsmanagement.

Modul 6: Governance, Reporting und Best Practices

• Governance-Grundlagen:
  Einheitliche Namenskonventionen, Label-Systeme und Verantwortlichkeiten.
• Reporting mit Metadaten-Tabellen:
  Analyse der Nutzung, Identifikation veralteter Inhalte, Transparenz über Wissen.
• Effiziente Organisation:
  Inhalte regelmäßig prüfen, archivieren und versionieren.
• Best Practices:
• Nutzung von Metadaten für saubere Filterung und Berichte.
• Klare Rollen und Workflows etablieren.
• KI-gestützte Suche gezielt fördern (z. B. durch konsistente Begriffe).
• Organisationsweiter Rollout:
  Vorgehen bei Einführung, Kommunikation und Schulung der Endnutzer.

Praxis- und Abschlussphase

Jedes Modul enthält praktische Übungen, z. B.:

• Anlage eines neuen Arbeitsbereichs mit Metadatenstruktur.
• Erstellung eines Workflows für Dokumentfreigaben.
• Konfiguration von Rollen und Rechten.
• Einrichtung einer Publikations-Site mit QR-Code-Zugriff.
• Durchführen einer KI-Suche mit Filtern und Labels.