Phonemos User Schulung

Zielgruppe

Diese Schulung richtet sich an Mitarbeitende aus den Bereichen Technik, Support, Projektmanagement, Wissensmanagement und Dokumentation, die mit Phonemos arbeiten oder künftig arbeiten werden. Kenntnisse in digitalen Tools sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.

Kurzziele

  • Verständnis der Kernfunktionen und der Benutzeroberfläche von Phonemos.

  • Fähigkeit, Inhalte (Dokumente und Wissensartikel) zu erstellen, strukturieren und effizient zu verwalten.

  • Kenntnisse im Umgang mit Metadaten, Mehrsprachigkeit, KI-gestützter Suche und flexiblem Berechtigungsmanagement.

  • Anwendung von Workflows, Automatisierungen und Publikationsprozessen innerhalb von Phonemos.

  • Nutzung von Phonemos als zentrale Plattform für Wissensorganisation, Team-Kollaboration und strukturierte Ablagen.

Modul 1: Einführung in Phonemos

  • Überblick: Phonemos als zentrale Plattform, um Firmenwissen effizient, sicher und skalierbar zu organisieren. 

  • Navigation in der Benutzeroberfläche: Dashboard, Seitenstruktur, Editor, Ablage-Menü („Megamenu“) zur Strukturierung großer Inhaltsmengen. 

  • Grundbegriffe und Konzepte: Wissensartikel/Seiten, Dateien & Wiki-Pages als gleichwertige Elemente, Metadaten, Labels, Mehrsprachigkeit. 

  • Sicherheit & Hosting-Optionen: Swiss Made & Hosted in der Schweiz mit On-Premise oder Cloud-Betrieb. 

Modul 2: Inhalte erstellen und strukturieren

  • Erstellung von Seiten/Artikeln: Editor mit Tabellen, Code-Snippets, Spalten, Diagrammen. 

  • Einbettung von Dateien: Dateien und Wiki-Pages können im Arbeitsbereichsbaum gleichwertig gemischt werden (nicht nur als Anhänge). 

  • Metadaten-Tabellen: Durch Metadaten können automatisch Tabellen generiert werden, die Filter und mathematische Operationen erlauben. 

  • Mehrsprachigkeit: Inhalte können automatisch übersetzt werden („Multilingual“) – mit Anpassungsmöglichkeit. 

  • Strukturierung der Ablagen: Nutzung des Megamenüs zur Verwaltung großer Inhaltsbestände und übersichtlichen Struktur. 

Modul 3: Kollaboration und Berechtigungen

  • Echtzeit-Bearbeitung & Versionierung: Seiten gemeinsam bearbeiten, Änderungen direkt sichtbar. 

  • Detailliertes Berechtigungsmanagement: Steuerung, wer welche Inhalte sehen oder bearbeiten darf – intern oder extern. 

  • Aufgaben innerhalb des Contents: Erstellung von To-Dos, Zuweisung, Fälligkeitsdaten und Filteransichten. 

  • Publikation & externe Nutzung: Erstellen von differenzierten Sites mit eigenem Look & Feel, passend zur Zielgruppe. 

Modul 4: Workflows, Automatisierung & Publikation

  • Automatisierte Workflows & Dokumentation: Informationen erfassen und direkt in Workflows integrieren – z. B. mit QR-Code, Templates, Publikationsprozessen. 

  • On-Premise oder Cloud-Betrieb: Entscheidung über Betriebsmodell bleibt beim Kunden. 

  • Skalierbarkeit & Anpassbarkeit: Funktioniert vom kleinen Team bis zum großen Unternehmen mit modularem Aufbau. 

  • Migration & Integration: Einfache Migration bestehender Inhalte mit kostenfreiem Plugin. 

Modul 5: Suche, Reporting & Nutzung im Tagesgeschäft

  • KI-gestützte Suche: Phonemos bietet eine intelligente Suche, die Inhalte versteht und schnell Ergebnisse liefert – kein langes Scrollen. 

  • Struktur statt Chaos: Durch Metadaten, Labels und klare Strukturen wird Wissen schnell auffindbar und logisch organisiert. 

  • Produktivitätssteigerung: Automatisierungen, Vorlagen und Workflows sparen doppelte Arbeiten und erhöhen die Effizienz. 

  • Wachstum & Flexibilität: Plattform wächst mit den Anforderungen, integriert sich in bestehende IT-Landschaften. 

Modul 6: Best Practices & Sicherheit

  • Governance & Struktur-Richtlinien: Wie Inhalte langfristig sinnvoll strukturiert und verwaltet werden.

  • Datenschutz & Compliance: Daten bleiben sicher, Swiss Hosting, Betrieb wahlweise On-Premise. 

  • Tipps zur Nutzung: Empfehlung, Inhalte sauber mit Metadaten und Labels zu versehen, klare Berechtigungen, Nutzung der KI-Suche effizient einsetzen.

  • Einsatzbeispiele: Der Webseite zufolge erleben Kunden z. B. mehr Output pro Woche, schnellere Projektdurchläufe und weniger Supportanfragen. 

Praxis- und Abschlussphase

  • Jeder Modulabschnitt enthält praktische Übungen: z. B. Erstellen eines Artikels mit Metadaten & Übersetzung, Festlegen von Zugriffsrechten, Einrichten eines Workflows mit QR-Code, Durchführen einer Suche mit Filter.

  • Abschluss: Diskussionsrunde / Q&A, um offene Fragen zur eigenen Organisation, Use Cases und Best Practices zu klären.